Shopify + Business Central: den komplette guide

Microsoft har bygget Shopify-connectoren direkte ind i Business Central. Den synkroniserer varer, lager, kunder, ordrer, forsendelser og udbetalinger, og den er gratis. For de fleste danske webshops på Shopify er det det rigtige valg. Men den er ikke plug and play: opsætningen af skabeloner, moms og ordreflow afgør, om bogholderiet får mindre arbejde eller mere.

Her er, hvordan vi sætter den op, og hvor det typisk går galt.

Forudsætninger

• Business Central online — connectoren findes ikke on-premises
• En Shopify-butik og admin-adgang i både Shopify og BC
• Beslut, hvilket system der ejer varedata. Vores anbefaling: BC ejer varer, priser og lager
• Debitorskabeloner med de rigtige bogføringsgrupper og momsopsætning — gerne pr. land
• Varenumre i BC, der matcher SKU'er i Shopify, hvis butikken allerede har produkter

1. Installation af connectoren

Connectoren er en del af Business Central og skal ikke hentes fra AppSource. Søg efter Shopify-butikker i BC, opret butikken med jeres Shopify-admin-URL, og godkend adgangen i Shopify. Har I flere butikker — fx en dansk og en tysk — får hver sit butikskort med egne indstillinger.

2. Produktsynkronisering

• Vælg retning: fra BC til Shopify, fra Shopify til BC, eller kun opdatering af eksisterende
• Varianter i BC bliver til varianter i Shopify — tjek, at størrelse og farve er sat op ens
• Billeder, stregkoder, vareattributter og marketingtekster kan sendes med fra BC
• Priser styres via debitorprisgrupper og rabatter i BC, pr. butik og valuta

3. Ordresynkronisering

Ordrer, der skal leveres, bliver til salgsordrer i BC. Ordrer, der allerede er håndteret i Shopify, bliver til salgsfakturaer. Slå automatisk frigivelse fra i starten, så nogen kigger ordrerne igennem den første tid. Og beslut, om hver webkunde skal oprettes som debitor, eller om B2C-ordrer skal på én fælles debitor — det er det sidste, de fleste bogholderier foretrækker.

• Betalingsmetoder mappes til betalingsformer i BC — MobilePay, kort og Shopify Payments hver for sig
• Leveringsmetoder mappes til speditører, så GLS, PostNord og DAO kommer rigtigt over
• Moms pr. land: salg til forbrugere i andre EU-lande skal have det lands moms (OSS) — sæt debitorskabeloner op pr. land
• Fragt og drikkepenge bogføres på de konti, I angiver på butikskortet
• Returneringer og refusioner bliver til kreditnotaer

4. Lagersynkronisering

Her kommer gevinsten hurtigst: ingen udsolgte varer, der stadig kan købes. BC er master for lager og sender beregnet tilgængelighed til Shopify — ikke bare antal på hylden, men korrigeret for åbne ordrer.

• Vælg, hvilke lokationer i BC der tæller med pr. Shopify-lokation
• Vælg beregningsmetode. Disponibel beholdning i dag er det sikre udgangspunkt
• Kør synkronisering via opgavekøen hvert 15.–30. minut
• Slå "fortsæt salg ved udsolgt" fra, medmindre I bevidst sælger på forudbestilling

5. Kundedata

• Kunder matches på e-mail og telefon, så samme kunde ikke oprettes to gange
• B2B-firmaer matches på CVR- eller momsnummer
• Har B2B-kunden et GLN-nummer, skal fakturaen ud som OIOUBL, ikke som PDF
• GDPR: aftal, hvordan I sletter eller anonymiserer en kunde, der beder om det — i begge systemer

De fleste integrationsproblemer skyldes manglende master data-disciplin — ikke connectoren. Brug en uge før go-live på at rydde op i varekartoteket.

Fejlsøgning

• Start i Shopify-loggen i BC. Den viser præcis, hvilket kald der fejlede
• Ordre importeret, men ingen salgsordre: typisk en manglende mapping af kunde, betalingsmetode eller leveringsmetode
• Forkerte beløb: sammenlign totalerne i Shopify-ordren med salgsordren, og tjek moms, valuta og afrunding
• Lager opdateres ikke: tjek, at varen er lagerstyret i Shopify, og at lokationen har en beregningsmetode

Og hvis butikken kører WooCommerce?

Microsofts connector findes kun til Shopify. Til WooCommerce har vi bygget vores egen: Invice WooCommerce Connector. Den laver webordrer om til salgsordrer, sender lager og priser tilbage til shoppen, håndterer varianter og flere shops fra ét BC — og sender fakturaen som OIOUBL, når kunden har et GLN-nummer.