15. september 2026
Kort om funktionen
Business Central får et mere struktureret workflow til håndtering af medarbejderudgifter gennem såkaldte expense‑reports. Funktionen samler udgifter i rapporter, forbedrer godkendelsesstier og gør konterings‑ og afstemningsarbejdet mere sammenhængende.
Hvad tilbyder de nye expense‑rapporter?
De væsentligste elementer i det nye workflow er:
- Samling af flere udgiftslinjer i en enkelt expense‑report pr. medarbejder eller rejse.
- Forbedret godkendelsesstyring med flere niveauer og fleksible regler.
- Mulighed for at planlægge eller automatisere kontering og bogføring efter godkendelse.
- Integration med bilagshåndtering (scanning/vedhæftning) og eventuelle tredjeparts‑apps.
Praktisk betydning for regnskab og HR
Expense‑rapporter forenkler månedsafslutningen ved at reducere manuelt arbejde og give bedre sporbarhed. For danske virksomheder er der særlige fordele:
- Bedre kontrol af moms- og fradragsregler ved korrekt kontering af udgifter.
- Lettere efterlevelse af interne politikker og dokumentationskrav til skattemyndigheder.
- Mulighed for at integrere med lønsystemer og refusionsprocesser.
Implementeringstips
1. Definér interne politikker for godkendelse og kontering, og implementér dem som regler i Business Central.
2. Test VAT-/moms‑opsætningen med typiske udgifter for at sikre korrekt postering.
3. Vurder behovet for bilagsscanning eller mobile apps til indsamling af kvitteringer.
4. Tjek integration med eksisterende løsninger (fx Continia) for at undgå overlappende funktionalitet.
Hvad betyder det for dig?
For danske organisationer betyder den nye expense‑funktionalitet færre manuelle steps, bedre kontrol og hurtigere behandling af medarbejderudgifter. Konkret kan du forvente:
- Mindre tid brugt på at samle kvitteringer og bogføre småudgifter.
- Bedre sporbarhed og compliance i forhold til moms og skat.
- Mulighed for at automatisere refusioner og integrere med løn eller betalingsløsninger.
Hvis udgiftshåndtering er en udfordring i din organisation, bør I prioritere at teste denne funktion i et sandbox‑miljø og kortlægge, hvordan den passer ind i jeres eksisterende processer. En partner kan hjælpe med opsætning og eventuel integration med eksisterende bilagssystemer.
Kilde: Microsoft Learn