Clean Supply i Glostrup er grossist i rengøringsmidler, papirvarer og maskiner til professionelle kunder. Med producentansvaret for emballage lægger leverandørerne et EPR-gebyr ind i fakturalinjerne. Med en udvidelse fra Invice trækker Business Central selv EPR-gebyret ud af den elektroniske faktura og lægger det på varen som et varegebyr. Clean Supply kender dermed den faktiske EPR-omkostning på hver vare og kan sende den videre til kunderne 1:1. Samtidig bliver hver fakturalinje afstemt mod varemodtagelsen i grøn, gul eller rød.
- Kunde
- Clean Supply A/S – grossist i rengøringsartikler
- Branche
- Engroshandel med rengøringsmidler, rekvisitter, papirvarer, måtter og maskiner
- Kontaktperson
- Christian Oxlund, COO
- Lokation
- Glostrup
- Medarbejdere
- 13
- Løsning
- Microsoft Dynamics 365 Business Central + en skræddersyet udvidelse fra Invice, sammen med Continia Document Capture
- Resultat
- Den faktiske EPR-omkostning pr. vare, klar til at sende videre 1:1
- Kerneområder
- EPR-gebyrer (emballagegebyr) som varegebyrer, afstemning af leverandørfakturaer, leverandørens enheder, elektroniske fakturaer (OIOUBL), følgesedler og FIK
Udfordringen: EPR-gebyret gemmer sig i varens pris
Clean Supply køber ind hos mange leverandører. Fakturaerne kommer elektronisk og bliver læst ind i Business Central med Continia Document Capture. Derefter skal hver linje passe med det, der er bestilt og modtaget.
Med det udvidede producentansvar for emballage (EPR) betaler producenterne et gebyr for den emballage, de sender på markedet, og gebyret bliver sendt videre ned gennem kæden. På leverandørens elektroniske faktura står EPR-gebyret ikke på sin egen linje. Det er lagt ind i varelinjens beløb som en afgift. Bliver fakturaen registreret, som den er, forsvinder gebyret i varens indkøbspris, og ingen kan se, hvor meget af prisen der er emballagegebyr.
Samtidig skriver leverandørerne ikke altid fakturaen, som Clean Supply har bestilt. Én linje med antal 1 kan dække en kasse med 10 stk. Prisen kan have ændret sig siden ordren. En faktura kan dække halvdelen af en levering eller to leverancer på én linje. Standardmatchningen sammenligner antallet, som det står på linjen. Passer det ikke, giver den op, og så skal bogholderiet regne linjen igennem i hånden.
“Vores leverandører fakturerer ikke altid, som vi har bestilt. Det er fint, så længe systemet kan regne det ud. Det kan det nu.”
Christian OxlundCOO, Clean SupplyDet byggede vi: EPR-gebyrer som varegebyrer i Business Central
Invice har bygget en udvidelse til Business Central, der arbejder sammen med Continia Document Capture. Den trækker EPR-gebyret ud af leverandørfakturaen, så Clean Supply kan se, hvad emballagen faktisk koster på hver vare.
Gebyret læses direkte i den elektroniske faktura
Continia læser ikke EPR-gebyret ind et sted, hvor det kan bruges. Udvidelsen læser det derfor direkte i OIOUBL-filen, linje for linje, ud fra afgiftskoden, fx 30E for emballagegebyr. Hvilke afgiftskoder der skal trækkes ud, sættes op pr. leverandørskabelon.
EPR-gebyret bliver et varegebyr på varen
Når fakturaen registreres, flyttes gebyret ud på en særskilt varegebyrlinje og fordeles tilbage på den vare, det hører til. Varen beholder sin rene indkøbspris, gebyret indgår stadig i kostprisen, og fakturaens total er den samme.
Den faktiske omkostning, ikke et skøn
Fordi gebyret står for sig selv på hver vare, kender Clean Supply den præcise EPR-omkostning i stedet for at lægge et fast tillæg på. Det gør det muligt at vise gebyret åbent i prisen og sende det videre til kunderne 1:1. Gebyret ender hverken som skjult avance eller som en omkostning, Clean Supply selv bærer, og det holder priserne gennemsigtige og konkurrencedygtige.
Intet gebyr går tabt
Afstemningen ser bort fra gebyret, så en vare ikke bliver markeret som en prisændring, bare fordi der er lagt EPR-gebyr på. Og passer en linje i filen ikke med den indlæste linje, bliver gebyret ikke gættet på plads. Der kommer en advarsel på dokumentet, så en person kan sætte det ind i hånden.
Hver fakturalinje afstemt: grøn, gul eller rød
Den samme udvidelse tager sig af de fakturaer, standardmatchningen ikke kan afstemme.
Grøn, gul eller rød på hver linje
Når fakturaen er læst ind, er hver linje sammenlignet med de varemodtagelser og indkøbsordrer, den hører til. Grøn betyder, at beløb og antal passer inden for den tilladte afvigelse. Gul betyder, at der er en forskel, som en person skal se på. Rød betyder, at linjen ikke kunne kobles til noget. Bogholderen kan se med det samme, hvor der skal kigges.
En forklaring med de rigtige tal
Hver linje, som systemet har matchet, får en kort kommentar. Den siger, om det er et præcist match, en delfaktura, en prisændring eller overfakturering, og hvilken modtagelse linjen er sammenlignet med. Ingen skal gætte, hvorfor en linje er gul.
Leverandørens enheder bliver oversat
Fakturerer leverandøren 1 af noget, der blev modtaget som 10 stk., regner systemet forholdet ud fra beløbene og husker det på varen til næste gang. En fakturalinje på 40 kan også matches mod to modtagelser på 20, ældste først.
Fakturaen skal stemme, før den bogføres
Når fakturaen registreres, tjekker systemet, at købsfakturaen i Business Central giver det samme som leverandørens faktura. Gør den ikke, stopper registreringen med en fejl, og intet bliver oprettet.
Ordrenummeret bliver fundet
Nogle leverandører skriver Clean Supplys ordrenummer et andet sted i den elektroniske faktura end der, hvor det normalt bliver læst. Så leder systemet de andre steder i filen, finder ordren og skriver i en kommentar, hvad det har gjort.
“De grønne linjer registrerer vi med det samme. Tiden bruger vi på de gule og de røde, og der står, hvorfor de er markeret.”
Christian OxlundCOO, Clean SupplySådan bruges det i dag
Bogholderiet åbner fakturaerne og starter med de gule og røde linjer. De grønne kan registreres uden at blive regnet efter, og EPR-gebyret er allerede lagt ud på sin egen varegebyrlinje. Hver leverandørskabelon har sin egen indstilling for, hvilke afgifter der trækkes ud, om der matches mod modtagelser, ordrer eller begge, og hvor stor en afvigelse der er tilladt.
Den samme udvidelse dækker også salget. Følgesedlen udskrives direkte fra salgsordren som én samlet PDF, fakturaen får FIK-kode automatisk, og når en kunde bestiller det samme igen, henter sælgeren linjerne fra kundens tidligere fakturaer med Ctrl+Q.
- EPR-gebyret trukket ud som varegebyr på hver vare
- Den faktiske EPR-omkostning, klar til at sende videre 1:1
- Hver fakturalinje tjekket mod modtagelse eller ordre
- Grøn, gul og rød viser, hvor der skal kigges
- Ingen registrering, når fakturaen ikke stemmer
“Det vigtigste for mig er, at en faktura, der ikke stemmer, ikke bliver bogført. Den skal en person se på først.”
Christian OxlundCOO, Clean SupplyOm Clean Supply
Clean Supply A/S er grossist i rengøringsmidler, rekvisitter, papirvarer, måtter og maskiner til professionelle kunder, bl.a. rengøringsselskaber. Virksomheden blev grundlagt i 1998, har hovedkontor i Glostrup og 13 medarbejdere.
Skal jeres EPR-gebyrer også trækkes ud af leverandørfakturaerne i Business Central? Kontakt Invice
Fortæl os, hvad jeres Business Central skal kunne.
Book en halv time direkte i kalenderen, eller skriv, så vender en af os tilbage samme arbejdsdag. I går fra samtalen med en konkret vurdering af, hvad jeres opgave kræver.