Hvordan en detailkæde flyttede driften til cloud Business Central

NordicWear er en skandinavisk detailkæde med over 50 fysiske butikker og en webshop i vækst. De kørte Business Central on-premises og flyttede til Business Central online. Her er, hvordan projektet blev grebet an, hvad der blev bygget, og hvad det gav.

Baggrund og udfordringer

NordicWear havde kørt Business Central on-premises i over ti år. Det fungerede, da kæden var mindre. Med 50+ butikker i Skandinavien var serveren og installationen blevet en flaskehals.

Centrale udfordringer

• Systemet blev langsomt i spidsbelastningsperioder
• Ingen realtidsoverblik over lager på tværs af butikker
• Svært at integrere med den nye e-handelsplatform
• Stigende omkostninger og arbejde med at drifte installationen
• Månedlig koncernkonsolidering var manuel og tog lang tid
• Butikschefer og ledere havde ikke adgang fra mobilen

Projektmål

• Flytte Business Central til skyen uden at forstyrre butiksdriften
• Et hurtigere system, især i spidsbelastningsperioder
• Lagerstatus i realtid på tværs af butikker og webshop
• Integration med e-handelsplatformen
• Lavere samlede omkostninger til ERP-systemet
• Mobiladgang for butikschefer og ledelse

Migrationsstrategien

Projektet blev delt i fire faser, så butikkerne kunne blive ved med at sælge undervejs, og så data blev valideret, før noget gik live.

Fase 1: Vurdering og planlægning (4 uger)

• Gennemgang af den eksisterende installation
• Dokumentation af alle tilpasninger og integrationer
• Afklaring af, hvilke data der skulle med, og hvor der var problemer
• Tidsplan for migreringen
• Risikoplan med en plan B for hver kritisk del

Fase 2: Miljøopsætning og test (3 uger)

• Opsætning af cloud-miljøet
• Tilpasninger skrevet om til extensions, der kan køre i Business Central online
• Prøvemigreringer med udsnit af data
• Opsætning og test af integrationen til e-handelsplatformen
• Belastningstest, der simulerede spidsbelastning

Fase 3: Datamigrering og overgang (2 uger)

• Endeligt dataudtræk fra on-prem-installationen
• Migrering af stamdata, posteringer og historik
• Validering og afstemning af de migrerede data
• Overgang butik for butik i perioder med lav trafik
• Support på stedet i de vigtigste butikker under overgangen

Fase 4: Optimering og træning (3 uger)

• Justering af ydeevne ud fra det faktiske forbrug
• Træning af alle brugergrupper
• Ibrugtagning af nye funktioner i cloud-versionen
• Overvågning og supportprocedurer på plads
• Dokumentation af løsningen til videre drift

Vigtige implementeringsfunktioner

Fire dele af løsningen var bygget direkte til NordicWears udfordringer:

Realtidslagerstyring

Lagerstatus er nu synlig i realtid på tværs af alle 50+ butikker og webshoppen. Har en butik ikke varen, kan butikschefen se, hvor den findes, og sende ordren videre derfra.

E-handelsintegration

Business Central er integreret med NordicWears Shopify Plus-webshop. Lager, ordrer, kundedata og produktdata synkroniseres i realtid, så butik og webshop arbejder ud fra de samme tal.

Mobil adgang for butikschefer

Butikschefer og ledelse bruger Business Central-appen til at godkende indkøb, slå lager op, følge salget og håndtere kundesager uden at sidde ved en pc.

Automatiseret finansiel konsolidering

Den månedlige koncernkonsolidering tog før næsten to uger. Den er nu automatiseret og tager to dage, så økonomiafdelingen bruger tiden på analyse frem for manuelt arbejde.

Resultater og fordele

Resultaterne efter migreringen:

Ydelsesforbedringer

• 60% hurtigere svartider, også i spidsbelastningsperioder
• 75% færre hændelser med nedetid
• Kan håndtere 3x så mange transaktioner uden at blive langsommere

Driftsmæssige forbedringer

• 45% færre tilfælde af udsolgte varer takket være lageroverblik i realtid
• 22% højere salgskonvertering, fordi ordrer kan leveres fra en anden butik
• Godkendelser tager minutter i stedet for dage
• Månedsafslutning nede fra to uger til to dage

Omkostningsbesparelser

• 35% lavere samlede IT-infrastrukturomkostninger over tre år
• Ingen hardwareudskiftning hvert par år
• 2 fuldtids IT-medarbejdere flyttet til andre opgaver
• Fast månedligt abonnement gør budgettet mere præcist

Erfaringer

Det, vi tager med fra projektet:

• Inddrag butikscheferne fra start. De ved, hvad der skal virke en travl lørdag. Det formede løsningen mere end nogen kravspecifikation.
• Gå live i faser. Butik for butik gav mulighed for at rette fejl, før de ramte hele kæden.
• Træning er lige så vigtig som teknikken. Grundig træning af alle brugergrupper var det, der fik systemet taget i brug hurtigt.
• Ryd op i data først. Oprydning før migreringen sparede mange problemer under og efter.
• Go-live er ikke slutningen. Systemet blev justeret i uger efter go-live, og det er dér, meget af gevinsten kom.

Konklusion

NordicWear gik fra en on-prem-installation, der bremsede væksten, til Business Central online med lageroverblik på tværs af kanaler, mobiladgang og en månedsafslutning på to dage.

Det, der fik projektet i mål, var ikke teknologien alene: en faseopdelt plan, data der blev ryddet op før migreringen, og lige så meget fokus på brugerne som på systemet.