Expense Agent: ny løsning til håndtering af udlæg i Business Central

Introduktion

Business Central udvider sit udgiftsmodul med en funktionalitet, kaldet Expense Agent, der skal gøre det nemmere at registrere, godkende og afregne medarbejderudlæg. Funktionen retter sig mod virksomheder, der ønsker en mere struktureret og sporbar udgiftsproces i selve ERP‑miljøet.

Hvad kan Expense Agent?

Expense Agent fungerer som et centralt håndteringspunkt for udlæg: en person eller rolle kan indtaste udlæg på vegne af andre, vedhæfte dokumentation og sende sager gennem en standardiseret godkendelsesworkflow. Løsningen letter især situationer med administrative assistenter, revisorer eller finance‑teams, som håndterer mange medarbejderudlæg.

Praktiske fordele inkluderer:

• Samling af kvitteringer og dokumentation direkte i Business Central
• Mulighed for at registrere udlæg på forskellige dimensioner og projekter
• Strømlinet godkendelsesflow, inkl. notifikationer og sporbarhed
• Bedre grundlag for periodisk afstemning og rapportering

Teknisk kræver implementering, at man gennemgår eksisterende processer for udlæg, integration til løn eller betaling samt regler for moms‑ og udgiftskoder. Hvis I allerede bruger tredjepartsløsninger til udgiftsstyring, bør I vurdere om Expense Agent kan erstatte eller komplementere disse.

Implementeringstips

Start med at kortlægge, hvem der i organisationen typisk registrerer udlæg, hvilke godkendelsesregler der gælder, og hvordan udlæg afstemmes mod løn eller betalingsmoduler. Test i en sandbox for at sikre, at rapportering og VAT‑håndtering fungerer korrekt under reelle scenarier.

Hvad betyder det for dig?

For danske virksomheder kan Expense Agent reducere tidsforbruget på manuel registrering og give bedre kontrol over udgifter. Hvis I har centraliseret registrering af medarbejderudlæg eller forventer vækst i antallet af udgiftsposteringer, er funktionen værd at evaluere. Samarbejd med jeres Business Central‑partner for at vurdere integration til lønsystemet, opsætning af godkendelsesregler og eventuel erstatning af eksisterende add‑ons.