30. juli 2026
Introduktion
Microsoft udvider Business Central med en Expense Agent til mobilapps, der gør det muligt for medarbejdere at indrapportere udgifter direkte fra deres telefon. Funktionen behandler både kvitteringer og registrerede beløb, og integrerer disse direkte med virksomhedens bogføring og godkendelsesflow.
Hvordan fungerer Expense Agent?
Expense Agent er designet til at fange udgiftsdata hurtigt: brugeren tager et billede af kvitteringen eller indtaster beløbet i appen. Agenten kan udtrække oplysninger som dato, beløb og leverandør, og foreslå kontokonti eller cost centers baseret på tidligere konfigurationer. Efter indsendelse sendes posten ind i Business Central til godkendelse og behandling.
Automatisering og genkendelse
En vigtig del er automatiseringen af dataekstraktion. Ved at reducere manuelle indtastninger minimeres fejl og tidsforbrug ved udgiftshåndtering. For virksomheder med mange rejse- eller salgsmedarbejdere betyder det hurtigere refusion og mere ajourført bogføring.
Integration med godkendelsesflow
Expense Agent kobles til eksisterende godkendelseslogikker i Business Central, så poster kan rutes til rette leder eller manager. Det gør processen konsekvent og sporbar, hvilket er nyttigt i forbindelse med revision og compliance.
Sikkerhed og governance
Data, som sendes fra mobile enheder, håndteres via krypterede forbindelser og følger organisationens adgangs- og rollepolitik. Det er vigtigt at sikre, at mobile enheds- og app-politikker er på plads, før funktionen tages i brug.
Hvad betyder det for dig?
- Mindre admin-arbejde: Reducér manuel registrering og fejl ved at lade medarbejdere indrapportere direkte fra mobilen.
- Hurtigere refusion: Bedre medarbejderoplevelse og kortere behandlingstid for udbetalinger.
- Krav til governance: Sørg for mobile sikkerhedspolitikker og klar rollefordeling for godkendelser.
- Pilotér i én afdeling: Test løsningen i en forretningsenhed med mange udgifter (fx salg eller services) før bred udrulning.
Implementeringen af Expense Agent kan give konkrete besparelser i tid og forbedre nøjagtigheden i bogføringen, men kræver rutiner for mobile enheder og godkendelsesstyring for at fungere optimalt i danske organisationer.
Kilde: Microsoft Learn