Expense Agent: Håndter udgifter direkte i Business Central

Kort introduktion

Microsofts 2026 Wave 1-opdatering introducerer Expense Agent — en funktionalitet, der gør det muligt at registrere, godkende og bogføre udlæg direkte i Dynamics 365 Business Central. For danske virksomheder betyder det, at arbejdsgange omkring refusion, moms- og regnskabshåndtering kan centraliseres i ét system uden at være afhængig af separate udgiftsværktøjer.

Hvad er Expense Agent?

Expense Agent er indbygget i Business Central og er designet til at tage hånd om hele livscyklussen for udgifter: fra indsendelse af kvitteringer og automatisk kategorisering til godkendelsesflow, afstemning og bogføring. Funktionen trækker på Business Centrals eksisterende regnskabslogik, så udgifter kan føres direkte mod de rette dimensioner, konti og momskoder.

Sådan virker det i praksis

• Registrering: Medarbejdere kan indtaste udlæg eller uploade billeder af kvitteringer direkte i Business Central eller via mobile apps. OCR og intelligente matchingsfunktioner kan hjælpe med at genkende beløb, dato og leverandør.
• Godkendelse: Expense Agent understøtter konfigurerbare godkendelsesregler, så udlæg rutes til rette leder eller approver baseret på beløb, afdeling eller projekt.
• Bogføring: Når en udgift er godkendt, kan den automatisk bogføres i regnskabet med korrekt momsbehandling og dimensionering. Dette reducerer manuelt tastearbejde og risiko for fejl.
• Rapportering og kontrol: Udgifter bliver en del af de kendte rapporteringsmuligheder i Business Central, hvilket gør det lettere at analysere omkostninger pr. afdeling, projekt eller medarbejder.

Hvorfor er det relevant for danske virksomheder?

Danske virksomheder arbejder ofte med komplekse momsregler, refusionskrav og krav til dokumentation. Ved at håndtere udgifter direkte i Business Central undgår man at synkronisere data mellem flere systemer, hvilket forenkler compliance, bogføring og rapportering. Expense Agent kan især være attraktivt for virksomheder, som i dag benytter et eksternt udgiftsværktøj alene på grund af manglende funktionalitet i deres ERP.

Overvejelser ved implementering

Selv om centralisering giver fordele, skal virksomheder planlægge migrering fra eksisterende løsninger og sikre, at godkendelsesprocesser og momshåndtering er korrekt opsat. Integration til løn, kreditkort-udstedere og rejsebookingsystemer bør testes, ligesom adgangsstyring og intern kontrol skal tilpasses.

Hvad betyder det for dig?

For virksomheder, der allerede bruger Business Central, er Expense Agent en mulighed for at samle udgiftshåndtering i én platform, reducere integrationer og få mere konsistente data til økonomistyring. Som konsulenthus anbefaler vi at gennemgå nuværende processer, kortlægge integrationsbehov og køre en pilottest, før funktionaliteten rulles fuldt ud. For mange danske kunder kan det betyde færre eksterne værktøjer, hurtigere refusioner og enklere moms- og regnskabsrapportering.