10. september 2026
Intro
Dokumenter og vedhæftede filer kan hurtigt fylde op i Business Central, især i cloud‑miljøer hvor lagerplads ofte har direkte pris- og performancekonsekvenser. Microsoft beskriver værktøjer til at håndtere lagerforbrug ved at slette eller komprimere dokumenter — en praktisk mulighed for at optimere drift og omkostninger.
Hvilke muligheder findes?
Generelt kan man arbejde med to hovedtilgange:
- Sletning af dokumenter: Fjerne ældre eller ubrugte dokumenter fra systemet for at frigøre plads.
- Komprimering: Reducere størrelsen på opbevarede dokumenter uden at miste metadata.
Administrative roller som applikationsadministrator kan få adgang til disse funktioner og definere politikker for hvilke dokumenter, der kan slettes eller komprimeres.
Overvejelser før sletning eller komprimering
Før I sletter dokumenter, bør I vurdere juridiske og forretningsmæssige krav:
- Opbevaringskrav i dansk lovgivning (fx bogføringspligt) kræver, at visse poster opbevares i en given periode.
- Revisionskrav kan nødvendiggøre, at originaldokumenter opbevares uændret.
- E‑faktura- og bilagskrav for offentlige kunder kan stille særlige krav til dokumentation.
Komprimering kan være et kompromis, hvor dokumentindholdet bevares, men lagringsomkostninger reduceres. Sørg for at komprimeringen ikke gør dokumenterne uanvendelige for revision eller juridiske forespørgsler.
Praktisk fremgangsmåde
- Tag en rapport over dokumentlagerstørrelse for at identificere de største poster.
- Prioriter dokumenttyper og alder: fx gamle PDF‑kopier, interne notater eller midlertidige bilag.
- Etabler en politik for sletning/komprimering i samarbejde med regnskab og compliance.
- Test processen i et separat miljø, og valider, at genfinding og rapportering stadig fungerer.
Hvad betyder det for dig?
For danske cloud‑kunder kan en aktiv politik for sletning og komprimering reducere løbende omkostninger og forbedre performance. Handleplan:
- Kortlæg dokumentmængder og fastsæt opbevaringsregler i overensstemmelse med dansk lovgivning.
- Implementer komprimering for store, inaktive filer hvor det er passende.
- Sørg for backup og auditspor før sletning, så I kan dokumentere overholdelse ved revision.
- Involver økonomi, IT og compliance i beslutningen for at sikre både besparelser og lovoverholdelse.
Kilde: Microsoft Learn