30. maj 2026
Kort introduktion
Microsoft melder, at Expense Agent planlægges indbygget i godkendelsesflowet i Dynamics 365 Business Central. Funktionen gør det muligt at inkludere eksterne eller interne agenter i godkendelsesprocessen for udlæg, hvilket kan forenkle håndteringen, når en virksomhed outsourcer del af økonomifunktionen eller arbejder tæt sammen med revisor/økonomipartner.
Hvad er nyt?
Med den planlagte ændring kan en Expense Agent udpeges som en del af godkendelsesruten i Business Central. Det betyder, at godkendelser ikke længere kun er begrænset til interne medarbejdere med en brugerlicens i virksomheden — i stedet kan specifikke roller og adgangsbehov defineres, så en agent kan modtage, gennemgå og godkende udlæg direkte i systemet.
Praktiske konsekvenser
- Bedre outsourcing: Regnskabsafdelinger eller eksterne bogføringspartnere kan få en tydelig rolle i godkendelsesflowet, uden at virksomheden behøver at give fuld systemadgang eller ændre interne godkendelsesprocedurer drastisk.
- Klare audit trails: Godkendelsesbeslutninger og tilhørende dokumentation bevares i Business Central, hvilket styrker sporbarheden ved revision og hjælper med at dokumentere overholdelse af bogføringsregler.
- Fleksibilitet i workflow: Admins kan konfigurere hvilken type poster en agent må godkende, og indsætte betingelser i godkendelsesflowet, så f.eks. beløbsover- eller undergrænser styres automatisk.
Sikkerhed, roller og compliance
Selvom funktionaliteten åbner op for eksterne aktører, er det afgørende at tænke sikkerhed og databeskyttelse ind fra start. Konfigurationen bør omfatte:
- Rollestyring med præcis adgangskontrol, så en agent kun ser og handler på relevante bilag.
- Dataminimering: begræns agentens adgang til kun de felter og poster, der er nødvendige.
- GDPR-overvejelser: sørg for databehandleraftaler med eksterne parter og dokumentér hvor data opbevares.
- Revision og logning: aktiver sporbarhed, så hver handling kan knyttes til en person eller agentrolle.
Implementeringstips
- Start med et pilotløb: vælg en regnskabsperiode og en begrænset gruppe leverandører eller afdelinger.
- Opdatér interne politikker: beskrive hvordan agentrollen bruges, hvilke typer bilag og hvem der har sidste godkendelse.
- Træning: både interne brugere og eksterne agenter bør have klar vejledning i godkendelsesflowet i Business Central.
Hvad betyder det for dig?
- Letter outsourcing: Nem integration af eksterne bogføringspartnere i godkendelsesflowet.
- Styrker kontrol: Bedre sporbarhed og mulighed for at fastholde compliance i danske regnskaber.
- Kræver opsætning: Sørg for korrekt rolleopsætning, databehandleraftaler og en plan for pilot/test.
Som Business Central-konsulenthus anbefaler vi at gennemgå jeres eksisterende udlægsprocesser nu, så I kan få mest muligt ud af den nye agent-understøttelse, når den rulles ud.
Kilde: Microsoft Learn